I många företag, stora som små, används Excel som det primära verktyget för att skapa och följa upp budgetar. Att jobba och samarbeta i kalkylark innebär dock en hel del risker som kan få dyra konsekvenser. Här förklarar Jonathan Bernelöv, COO på Oxceed och expert inom ekonomistyrning och budgetprocesser, varför det finns anledning för företag att undvika Excel – och i stället satsa på ett modernt budgetverktyg.
– Tidigare har många kunnat titta på historiska siffror för att lägga nästa nästa års budget. Men de senaste åren har vi behövt ta hänsyn till allt från stigande råvarupriser och krig till inflation och höga räntor. Det ställer extra höga krav på att ha tänkt igenom budgeten noga och att ha rätt metoder och verktyg, säger Jonathan Bernelöv, COO på Oxceed.
1. Risk för fel och begränsad flexibilitet
En av de största utmaningarna med att använda Excel för budgetering är risken att det uppstår fel. När budgeten hanteras i Excel finns det många manuella moment som kan orsaka misstag, och när budgeten växer i komplexitet ökar risken ytterligare.
– Risken för att något blir fel är överhängande när du jobbar manuellt i Excel. En enkel felinmatning eller ett glömt formler kan snabbt skapa stora problem, och i värsta fall kan hela budgeten visa fel siffror, säger Jonathan.
Den risken undviker man dock genom att istället använda ett system som automatiskt säkerställer korrekt inmatning av data och kalkyler.
– Med Oxceed kan du minimera den mänskliga faktorn och säkerställa att siffrorna alltid är korrekta. Den direkta integrationen med företagets bokföringssystem och automatiserade processer ser till att alla ändringar och uppdateringar görs utan risk för misstag som lätt kan inträffa i Excel.
Boka en demo och upptäck Oxceed från insidan
Se hur Oxceed kan hjälpa dig att spara tid, minska risken för fel och ge dig värdefulla insikter om företagets ekonomi.
2. Brist på transparens och ineffektivt samarbete
En annan vanlig nackdel med att använda kalkylark är den begränsade samarbetsmöjligheten. Eftersom Excel-filer ofta skickas via e-post eller delas via länkar, uppstår en rad problem kopplade till versionshantering och säkerhet.
– Det är vanligt att budgetfiler skickas runt med e-post eller delas via länkar, vilket gör att det snabbt blir svårt att hålla koll på vilken version som är den senaste och korrekt uppdaterade, säger Jonathan.
Han menar att detta inte bara skapar förvirring, utan också gör det svårt att samarbeta effektivt mellan avdelningar.
– I Oxceed arbetar alla i samma uppdaterade version av budgeten i realtid. Det gör att du kan säkerställa att all data är synkad och korrekt, samtidigt som flera användare kan arbeta samtidigt utan att riskera att information går förlorad.
3. Svårt att följa upp och analysera i realtid
Jonathan påpekar att uppföljning och analys är en avgörande del av budgetprocessen, och här kommer Excel också till korta.
– Excel kräver ofta att data manuellt matas in eller att du importerar från andra system, vilket gör att du inte kan få en aktuell bild av budgetläget, förklarar Jonathan.
Denna brist på realtidsuppdateringar gör det svårt att agera proaktivt. Om företaget märker avvikelser för sent kan det leda till oönskade kostnader eller förlorade intäktsmöjligheter.
– Med Oxceed kan du följa upp budgeten i realtid och snabbt reagera på förändringar. Genom att ha en dynamisk och kontinuerlig uppföljning kan du justera budgeten när det behövs, vilket inte är möjligt på samma sätt med Excel.
Varför Oxceed? Lyssna på våra kunder.
Oxceed används av över 15000 företag och 200 redovisningsbyråer i Sverige. Läs fler av våra kunders omdömen i våra kundcase.
4. Manuella kontroller och versionsproblem
Ett annat vanligt problem med Excel-budgetar är att många ”hemsnickrade lösningar” innehåller manuella kontroller för att säkerställa att filen fylls i korrekt. Men dessa kontroller är långt ifrån vattentäta.
– Många budgetar i Excel bygger på att användarna manuellt måste säkerställa att inget raderas eller fylls i fel. Det är lätt hänt att någon, medvetet eller omedvetet, hittar en väg runt dessa kontroller, vilket snabbt gör att budgeten blir felaktig och missvisande, varnar Jonathan.
Förutom detta kommer versionsproblem när olika personer arbetar i samma dokument. Att flera personer har tillgång till en fil innebär en stor risk för att någon gör ändringar som påverkar andra delar av budgeten.
– I Oxceed slipper du dessa risker. Systemet säkerställer att ingen kan göra ändringar som påverkar helheten utan att det syns tydligt, och alla ändringar spåras. Det ger en helt annan säkerhet jämfört med Excel, där felaktigheter kan gå obemärkt förbi.
