Mecenat minskar risken för fel med automatiska rapporter

Att gå från manuella rapporter till ett färdigt verktyg har gjort rapporteringen enklare och minskat risken för fel. Nästa steg för Mecenat är att utveckla sina nyckeltal – och gå från standardnyckeltal till verksamhetsanpassade.

Mecenat är ett svenskt techföretag som erbjuder en internationell tjänst för studentrabatter. Genom att kunna verifiera 130 miljoner studenter över hela världen kopplar Mecenat ihop studenter med företag via förmånliga erbjudanden. 

Tidigare skapade Mecenats CFO Camilla Söderström egna rapporter manuellt med hjälp av mallar som hon byggt i Spreadsheets, Googles motsvarighet till Excel. Det var tidsödande både att forma mallarna och att mata in uppgifter varje gång en rapport skulle produceras.

– Dessutom är det alltid en fara att göra saker manuellt. Risken är att något händer med formlerna så att rapporten blir fel, säger Camilla Söderström.

När så Mecenats styrelse efterlyste utökade rapporter ville de även att rapporteringen skulle automatiseras. Lösningen blev Oxceed.

Efter ett drygt år med Oxceed kan Camilla Söderström konstatera att det har blivit mycket smidigare att skicka ut rapporter. En integration direkt från affärssystemet gör att underlaget är aktuellt och uppdaterat. Camilla har också kunnat utforma rapporterna på ett enhetligt sätt i Oxceed. Med hjälp av Oxceeds customer success-avdelning har Mecenat dessutom skapat flera nya rapporter.

– Vi har även kunnat ta fram alla rapporter på engelska vilket vi inte hade innan.

Styrelsen då – har de blivit nöjda?

– Ja, styrelsen har tyckt att detta blivit jättebra, säger Camilla Söderström.

Nästa steg för Mecenat är att börja använda mer nyckeltal. Än så länge använder Mecenat de nyckeltal som finns som standard i Oxceed. Men Camilla Söderström tittar nu på möjligheten att ta fram mer nischade nyckeltal för att mäta exakt det som är mest relevant för Mecenat.

– Att man kan utforma sina egna nyckeltal i Oxceed gör att det finns en stor utvecklingspotential. Vi jobbar exempelvis mycket med marginaler. För oss är det här bara början på en resa – vi kommer att utveckla användandet av Oxceed.