Mer tid – ekonomichefens högsta dröm

Att minska risken för fel i den ekonomiska rapporteringen ligger i topp på priolistan hos en övervägande del av landets ekonomichefer. Men med tidsbrist och manuell inmatning kan det kännas som en svår ekvation att lösa. Vi vet hur svenska ekonomichefer tampas med både tidspress och riskmoment i den finansiella rapporteringen – samt vilken lösning de själva ser på problemet.

Det finns en anledning till att så många med ansvar för den ekonomiska rapporteringen vill effektivisera sitt arbete – tidsbristen är markant framträdande. Det är något vi upptäckt i vår undersökning med över hundra svenska ekonomichefer. Så här summerade en CFO i undersökningen situationen:

– Det jag nästan alltid stöter på är att den finansiella rapporteringen präglas av manuell hantering och riskmoment.

“Vi måste leverera siffror som stämmer”

När tiden inte finns blir risken för fel påfallande, något som på sikt kan vara förödande. För oavsett företag är det viktigt att ha rätt siffror. En av de många ekonomicheferna pratade direkt om kärnan i problemet, att kunna lita på siffrorna och snabbt få en överblick: 

– Det är avgörande för oss att ha full kontroll på siffror och budget. Vi måste leverera siffror som stämmer, i tid, och för att göra det behöver vi snabbt kunna få en överblick över vår data och använda som grund när vi tar beslut.

Det är inte svårt att lista ut att konstant tidspress minskar tiden som skulle kunna läggas på analys av siffror och annan viktig data. En annan ekonomichef förklarade det så här:

– Jag brukar fråga mig varför ska jag lägga 90 % på att samla in siffrorna och bara 10 % på analys? Så min prio är att underlätta så att jag kan lägga mer tid på analys. Ofta gör man det väldigt svårt för sig.

En mer datadriven ekonomifunktion

En stor prioritering som ofta nämndes hos de vi intervjuade var att göra ekonomifunktionen mer datadriven – just för att spara både tid och undvika misstag. Här kom automatisering av olika ekonomiprocesser snabbt fram som en viktig lösning på problemet – eftersom det skulle frigöra tid för andra uppgifter samtidigt som risken för felaktigheter skulle minska. Så här svarade en av ekonomicheferna:

– Idag har vi en väldigt manuell process för fakturering, så vi letar efter ett verktyg för att automatisera detta. Men även ett rapporteringsverktyg för att göra rapportering och analys mer effektivt.

Många påpekade dessutom behovet av att få till en effektiv rapportering som kan anpassas utifrån olika målgrupper och nivåer i organisationen. Att kunna presentera informationen på ett tydligt och lättförståeligt sätt minskar även det risken för missförstånd och i förlängningen – felaktigheter. En CFO berättade följande:

– Vårt företags viktigaste grund är förmågan att fatta välgrundade beslut. Men för att göra det måste vi kunna lita på siffrorna och jämföra dem. Tyvärr kan vi inte alltid göra det idag.

Mindre fel och mer effektivitet

Sammanfattat önskade de över hundra intervjuade ekonomicheferna att det fanns mer tid för analys av siffrorna och att kunna känna sig trygga i att datan de får ut faktiskt stämmer. 

– Man behöver helt enkelt få koll. Då behövs korrekta data och möjligheten att snabbt ta fram relevanta rapporter.

En lösning på problemet summerades relativt enhälligt av våra ekonomichefer med ökad automatisering, av olika arbetsuppgifter och processer, just för att spara tid och minimera de manuella riskmomenten.