När konjunkturen viker och marginalerna krymper behöver många företag se över sina kostnader. Men att jaga besparingar utan struktur riskerar att slå fel och i värsta fall försvaga det som faktiskt skapar värde. Genom att arbeta systematiskt med finansiella nyckeltal får du en tydlig bild av var du läcker pengar, vilka kostnader som går att påverka och hur du kan agera mer träffsäkert.
Första steget: få koll på helheten
Innan du börjar skruva i detaljerna är det avgörande att skapa en övergripande bild av kostnadsstrukturen. Hur stor andel av omsättningen går till olika kostnadsgrupper? Hur har fördelningen förändrats över tid? Och hur ser det ut jämfört med branschen?
Nyckeltal som visar exempelvis personalkostnad, marknadsföringskostnad eller inköp som andel av omsättning gör det enklare att upptäcka var kostnaderna drar iväg. Genom att följa dessa värden över tid får du inte bara en uppfattning om utvecklingen – du får även en första indikation på vilka delar som är värda att titta närmare på.
Bruttomarginalen visar effekten av inköp och prissättning
Bruttomarginalen är ett av de mest talande nyckeltalen när det kommer till lönsamhet i kärnverksamheten. Den visar hur mycket som blir kvar efter att direkta kostnader som varor och material har dragits av från omsättningen.
Om bruttomarginalen sjunker är det ett tydligt tecken på att kostnadssidan börjar äta upp din intjäning. Det kan bero på ökade inköpspriser, ogynnsamma avtal eller för låga priser ut mot kund. I båda fallen ger nyckeltalet ett tydligt underlag för vidare analys och konkreta åtgärder.
Fem tips för att hitta kostnadsbesparingar
Ett webinar för dig som vill ha konkreta och handfasta tips på hur du kan få bättre kontroll över företagets kostnader.
Kostnader i procent – nyckeln till rätt prioritering
Ett av de enklaste – men mest effektiva – sätten att analysera kostnader är att ställa dem i relation till omsättningen. När du ser exempelvis marknadsföringskostnader eller IT-kostnader i procent snarare än absoluta belopp blir det lättare att jämföra mellan avdelningar, perioder och bolag.
Ett kostnadsområde som ser rimligt ut i kronor kan visa sig vara oproportionerligt stort när det ställs i relation till intäkterna. Här kan även benchmarking mot branschsiffror ge ett värdefullt perspektiv. Är det bara ni som lägger så mycket på lokalkostnader? Har andra i branschen lyckats hålla nere personalutgifterna trots liknande förutsättningar?
Sju nyckeltal för att identifiera kostnadsbesparingar
Nedan listar vi sju centrala nyckeltal som hjälper dig att identifiera besparingspotential, hur du beräknar dem och hur du tolkar dem.
1. Bruttomarginal
(Omsättning – Kostnad för sålda varor eller tjänster) / Omsättning
Bruttomarginalen visar hur stor andel av varje intjänad krona som finns kvar för att täcka övriga kostnader – efter att de direkta kostnaderna dragits bort. Om marginalen krymper kan det bero på ökade inköpspriser, ineffektiv produktion eller dålig prissättning. En viktig signal för att se om intäkterna urholkas tidigt i värdekedjan.
2. Personalkostnad i relation till omsättning
Totala personalkostnader / Omsättning
Det här nyckeltalet visar hur stor andel av omsättningen som går till löner, arbetsgivaravgifter och andra personalrelaterade kostnader. Det hjälper dig att avgöra om du har rätt bemanning i förhållande till intäkterna. Är kostnadsandelen högre än branschsnittet? Då kan det vara läge att utvärdera effektiviteten.
3. Kostnad per anställd
Totala rörelsekostnader / Antal anställda
Genom att räkna ut genomsnittliga kostnader per medarbetare får du en bild av hur resurser fördelas. Det är särskilt användbart i interna jämförelser – mellan avdelningar eller över tid. En ökning kan signalera att overheadkostnader växer snabbare än
4. Rörelsemarginal
Rörelseresultat / Omsättning
Det här är ett övergripande mått på lönsamheten i den operativa verksamheten, efter att alla rörelsekostnader är dragna. En svag eller försämrad rörelsemarginal kan peka på ineffektiva processer eller för höga fasta kostnader i relation till intäkterna.
5. Kostnadsandel per kostnadsgrupp
Specifik kostnad (t.ex. IT, lokaler, marknadsföring) / Omsättning
Genom att bryta ned kostnaderna på detaljerad nivå – och ställa dem i relation till omsättningen – får du bättre förutsättningar att prioritera rätt. Ett kostnadsområde som ökar snabbare än omsättningen kan vara ett tecken på ineffektivitet eller svag avkastning. Det här nyckeltalet blir särskilt värdefullt när du jämför mot tidigare perioder eller branschgenomsnitt.
6. Avkastning på sysselsatt kapital (ROCE)
Rörelseresultat / Sysselsatt kapital
ROCE (Return on Capital Employed) visar hur väl företaget använder sitt kapital för att generera avkastning. Om avkastningen sjunker trots oförändrade intäkter kan det bero på att kostnaderna för att driva verksamheten ökar. Det här nyckeltalet används ofta för att utvärdera investeringar och kapitalbindning.
7. Kassalikviditet
(Omsättningstillgångar – Varulager) / Kortfristiga skulder
Kassalikviditeten mäter företagets kortsiktiga betalningsförmåga. Även om den inte är ett kostnadsnyckeltal i strikt mening, fungerar den som en indikator på om kostnaderna över tid riskerar att skapa likviditetsproblem. En försämrad kassalikviditet kan vara ett resultat av kostnader som ökar snabbare än intäkterna – särskilt om kundfordringarna växer.
Boka en demo och upptäck Oxceed från insidan
Se hur Oxceed kan hjälpa dig att spara tid, minska risken för fel och ge dig värdefulla insikter om företagets ekonomi.
Använd nyckeltal som beslutsunderlag – inte facit
Att följa upp nyckeltal är inte ett självändamål – det är ett sätt att fatta bättre beslut. Målet är inte att sänka varje kostnad så långt det går, utan att förstå vilka kostnader som är produktiva, och vilka som inte är det.
I många fall handlar det inte om att minska, utan om att omfördela. Genom att koppla nyckeltalen till företagets mål, resurser och strategier får du ett styrverktyg som hjälper dig att fokusera på rätt saker.
Så kan Oxceed hjälpa
Med Oxceed kan du automatisera insamling, visualisering och analys av nyckeltal – och anpassa dem efter din verksamhet. Du får realtidsdata, interaktiva rapporter och möjlighet att jämföra både över tid och mot bransch. Det gör det enklare att hitta besparingsmöjligheter utan att förlora fokus på helheten.
Boka en demo idag för att veta mer.
