Så gick Wayke från krångel till kontroll med bättre rapportering

Från tidsödande krångel med Excel till skräddarsydda rapporter med full insyn i kundreskontra och kassaflöde. Oxceed har hjälpt CFO Daniel Ahlenblad på bilmarknadsplatsen Wayke att spara tid – och få bättre visibilitet.

Wayke är ett ungt teknikbolag som tillhandahåller en marknadsplats för bilförsäljning och levererar teknik till svensk bilhandel. De omsätter omkring 40 miljoner och har ett tiotal anställda tillsammans med ett nätverk av konsulter.

Innan Waykes CFO Daniel Ahlenblad började jobba med Oxceed tog han fram sina finansiella rapporter i Excel, i en modell som han beskriver som mer och mer avancerad. Arbetet krävde omfattande handpåläggning varje gång han skulle plocka ut en rapport. Den rådata han fick ut från ekonomisystemet kunde inte lyftas in direkt i Excel utan krävde manuell hantering. Bara att göra en kassaflödesprognos kunde ta en halvtimme.

Eftersom det drev så mycket tid valde Daniel Ahlenblad att bara plocka fram rapporterna månadsvis. I längden blev det inte hållbart.

– I praktiken gjorde det att vi inte fick den löpande uppföljning som vi behövde. Jag har jobbat i redovisningsbranschen och visste att det går att få bättre rapporter.

Enkelt bygga egna rapporter

Daniel valde att prova Oxceed, som integrerar sömlöst med Waykes befintliga ekonomisystem Fortnox.

– Det var extremt lätt att få in våra siffror och onboardingen var enkel. Vi kunde direkt plocka ut alla standardrapporter, berättar Daniel Ahlenblad.

Wayke behövde mer än standardrapporteringen erbjöd: de ville ha skräddarsydda rapporter som utgick från bolagets behov av uppföljning. Därför har Daniel lagt lite tid på att sätta sig in i Oxceeds funktionalitet – och byggt sina egna rapporter. De används dels för uppföljningar internt i arbetsteamet, dels för att rapportera till styrelsen.

– Att skapa egna rapporter i Oxceed är väldigt intuitivt. För en CFO är det inga problem att komma igång och bygga själv. Det är flexibelt att kunna skapa sin egen rapportering utan att involvera BI-konsulter eller annan extern kompetens, säger Daniel Ahlenblad.

Tid att göra dagliga uppföljningar

Nu kan Daniel plocka fram de rapporter Wayke behöver på bara några sekunder, och precis så ofta som krävs. Istället för att ta fram rapporter månadsvis ser Daniel nu över kassaflödesrapporten varje vecka. Det ger en full visibilitet över vad som händer i kassaflöde och kundreskontra. Prognosprocessen har också flyttats in i Oxceed för både kassaflöde och budget.

– Efter att vi började använda Oxceed är jag knappt inne i ekonomisystemet längre. Oxceed har blivit som ett extra lager där jag kan plocka ut information med ett mer användarvänligt gränssnitt, förklarar Daniel Ahlenblad.

Även i det dagliga arbetet har Oxceed blivit viktigt.

– Jag loggar in på morgonen för att följa kundfordringar och kassaflödesprognoser. Då får jag snabbt få koll på om det är något jag behöver ta tag i.

När de manuella momenten försvunnit har kvaliteten på månadsboksluten också blivit högre och dessutom har bokslutsprocessen varje månad kortats., konstaterar Daniel.

– Vi hittar fel snabbare nu. Det är både säkrare och snabbare, samtidigt som vi sparar tid. Tidigare var vår bokslutsprocess tio dagar och i år har jag satt som mål att vi ska komma ner till fem dagar, säger Daniel Ahlenblad.