Att sätta upp en välfungerande budgetprocess kan vara avgörande för ett företags framgång under det kommande året. För att få en bättre förståelse för hur företag kan optimera sin budgetering har vi frågat Jonathan Bernelöv, COO på Oxceed och expert inom ekonomistyrning och budgetprocesser. Här delar han med sig av sina bästa tips för att säkerställa en smidig och värdeskapande budgetprocess, samt hur Oxceed kan vara ett stöd i den processen.
1. Sätt tydliga mål och prioriteringar för budgetprocessen
En vanlig utmaning företag ställs inför är att de inte tydligt definierar vad budgetprocessen ska åstadkomma från början.
– Det är viktigt att redan från start fastställa vad syftet med budgeten är och vilka prioriteringar som ska göras under processen. Om målet är att säkerställa kostnadskontroll, resursallokering eller att identifiera tillväxtområden, måste detta vara klart för alla inblandade parter.
Han betonar att budgetprocessen i sig ska ha tydliga delmål, som till exempel att säkerställa att alla avdelningar lämnar in sina data i tid eller att prognoser uppdateras löpande.
– Genom att ha en strukturerad process skapas bättre förutsättningar för att den slutliga budgeten ska spegla företagets strategiska prioriteringar.
Boka en demo och upptäck Oxceed från insidan
Se hur Oxceed kan hjälpa dig att spara tid, minska risken för fel och ge dig värdefulla insikter om företagets ekonomi.
2. Involvera rätt personer i processen
För att lyckas med budgetprocessen är det avgörande att involvera rätt personer från olika delar av organisationen. Jonathan förklarar att det ofta finns en risk att processerna blir för centraliserade, vilket kan leda till att viktig information och insikter från operativa delar av företaget går förlorade.
– När du använder Oxceed kan du enkelt inkludera fler medarbetare och avdelningar i processen, utan att förlora översikten.
Att ge fler nyckelpersoner möjlighet att bidra till budgeteringen säkerställer inte bara mer relevanta och uppdaterade data, utan stärker också engagemanget för budgeten i sig.
– När personer på olika nivåer känner sig delaktiga i processen, ökar deras ansvarstagande för att leverera enligt budgeten. De känner att de har haft ett verkligt inflytande.
3. Gör kontinuerliga uppdateringar med ett dynamiskt verktyg
Budgeten är inte ett statiskt dokument som skapas en gång per år och sedan lämnas orört. Jonathan betonar vikten av att tänka dynamiskt i budgetprocessen.
– En av de största fördelarna med att använda ett verktyg som Oxceed är möjligheten att göra uppdateringar i realtid och justera prognoser när förutsättningarna förändras. Du kan enkelt göra simuleringar av olika scenarier och se hur de påverkar din budget.
Genom att använda dynamiska verktyg kan företag snabbt reagera på förändringar, både internt och externt. Jonathan understryker att det är viktigt att budgetprocessen är tillräckligt flexibel för att hantera osäkerheter och förändrade marknadsförhållanden.
– Om du förlitar dig på ett statiskt budgetdokument är risken att du inte hinner agera tillräckligt snabbt när något oväntat händer.
Varför Oxceed? Lyssna på våra kunder.
Oxceed används av över 15 000 företag och 200 redovisningsbyråer i Sverige. Läs fler kundcase och ta del av deras omdömen.
4. Följ upp och analysera regelbundet
En effektiv budgetprocess kräver löpande uppföljning och analys.
– Att skapa en budget är bara början. Det är genom regelbundna uppföljningar som du säkerställer att du är på rätt spår och att de finansiella målen uppnås.
Han betonar att många företag gör misstaget att lägga för mycket fokus på själva budgetskapandet, och för lite på hur den faktiskt följs upp och justeras över tid.
– Med Oxceed kan företag följa upp sina budgetar i realtid och omedelbart se när avvikelser uppstår. Om du ser att kostnaderna skenar i en viss avdelning, eller att intäktsmålen inte nås, kan du snabbt vidta åtgärder och göra de justeringar som krävs.
Det ger företag en mer proaktiv hållning till budgetering.
5. Skapa en kultur av transparens och samarbete
Jonathan avslutar med att lyfta fram vikten av transparens och samarbete i budgetprocessen.
– En budgetprocess som är för intern och slutet kan skapa avstånd mellan avdelningar och leda till missförstånd. Oxceed gör det enkelt att dela budgetar och prognoser med alla berörda parter, vilket skapar en mer transparent och samordnad budgetprocess.
Kom ihåg att dela slutresultatet med hela företaget och att alla vet vad de kan göra för att stötta företagets övergripande mål. Genom att ha en gemensam plattform för budgetering kan alla avdelningar enkelt följa hur deras budgetar presterar och hur deras resultat påverkar företaget som helhet.
– Det främjar inte bara ansvarstagande utan skapar också en kultur av samarbete, där alla arbetar mot samma övergripande mål.
