Så minskar du risken för fel i din ekonomiska rapportering – de tre gyllene orden 

Att upprätthålla fullständig översikt och kontroll över rapporterad data, särskilt för att kunna tillhandahålla exakta och korrekta siffror till ledningsgruppen och delägarna, var en prioritet för flertalet av de ekonomichefer vi pratade med. En av dem uttryckte det så här:

– Det är avgörande för oss att ha full kontroll på siffror och budget. Vi måste leverera siffror som stämmer, i tid, och för att göra det behöver vi snabbt kunna få en överblick över vår data och använda som grund när vi tar beslut.

Ett litet misstag kan få stora konsekvenser 

I ett annat samtal menade ekonomichefen att risken för felaktig data ibland hindrar bolaget från att kunna fatta beslut på goda grunder:

– Vårt företags viktigaste grund är förmågan att fatta välgrundade beslut. Men för att göra det måste vi kunna lita på siffrorna och jämföra dem. Tyvärr kan vi inte alltid göra det idag.

Men varför känner så många ekonomichefer att de inte kan lita på sina siffror? Svaret stavas ofta den manuella hanteringen av data – ett litet misstag kan få stora konsekvenser, särskilt när det gäller omfattande datamängder som matas in manuellt.

Ekonomichefernas önskemål och behov 

I flera intervjuer framkom behovet av att hantera stora datamängder och att skapa rapporter på kort tid – ofta anpassade för olika nivåer inom organisationen. Många påpekade också att de ville ha ett verktyg som enkelt kunde visualisera siffrorna. Användarvänlighet och integration med redan befintliga system var ytterligare önskemål:

– Vi behöver automatisera och digitalisera så mycket som möjligt, det ligger i topp på vår priolista just nu. Framför allt behöver vi ett flexibelt system som lätt kan integreras med det vi redan har.

Tre gyllene ord: integration, automatisering och visualisering

Och visst är det så, genom att visualisera data kan du snabbare upptäcka felaktigheter eller inkonsekvenser. Har du dessutom ett system som är enkelt att använda så kan fler än en medarbetare hålla koll. Här är våra bästa tips på hur du minimerar fel i din rapportering:

1. Integration

Det är en stor fördel att kunna integrera ditt rapporteringssystem med det bokföringsprogram som du redan använder. På så vis eliminerar du ett stort manuellt riskmoment i hanteringen av data. Oxceed har färdiga integrationer med de vanligaste bokförings- och redovisningssystemen, bland annat Fortnox, Visma och Hogia.

2. Automatisering

Genom att skapa skräddarsydda rapporter eller använda våra mallar och på så vis automatisera datainhämtning till dina finansiella rapporter lämnar du ”klipp-och-klistra-momentet” och tar därmed bort en stor felkälla. Samtidigt öppnar det upp möjligheten att snabbt och enkelt skapa rapporter anpassade för olika målgrupper och det sparar tid genom att ta bort repetitiva och tidskrävande uppgifter.

3. Visualisering 

När siffrorna presenteras i visuella i grafer är det ofta lättare att upptäcka fel, oavsett om det gäller en extra nolla eller ett kommatecken för mycket. Dessutom blir det enklare att analysera data, och dela med sig av insikter till andra. Med nyckeltal uppställda i snygga grafer blir datan mer lättillgänglig och intressant och du kan skapa skräddarsydda rapporter efter olika behov och målgrupper inom företaget.