Hello World har koll på kostnaderna med Oxceed

Att vara chef i en liten eller mellanstor organisation innebär i många fall att du både ska driva den dagliga verksamheten och samtidigt ansvara för ekonomiarbetet, med allt vad det innebär.

– Det är inte lätt att få tiden att räcka till, säger Maisa Ek, som både är ekonomi- och operativt ansvarig för Hello World!

Hello World! är en ideell förening som arbetar för att göra digitalt skapande tillgängligt för barn och unga. Sverige har ett kompetensunderskott inom tech-branschen på 70 000 personer och organisationens syfte är att locka fler att välja en karriär inom teknikområdet, inte minst tjejer. Finansieringen sker främst genom samarbeten med olika företagspartners.

Ville minimera risken för fel från manuell inmatning

Tidigare hanterades den ekonomiska rapporteringen och budgetarbetet för Hello World! i Excel. Underlag exporterades från bokföringssystemet och klistrades in i kalkylark för att sedan bearbetas vidare manuellt.

– Det blev mycket manuellt och tidskrävande arbete med att sammanställa rapporterna, få dem att stämma och se ut som jag ville. Men eftersom jag hade erfarenhet av att jobba med Oxceed som verktyg på en tidigare arbetsplats så visste jag att det fanns ett smartare alternativ till Excel, säger Maisa Ek.

Läs också: Techbolag i tillväxt effektiviserar med Oxceed

Eftersom Oxceed har en färdig integration med bokföringssystemet Fortnox så var det enkelt att komma i gång. Att sätta upp kopplingen tog ett par minuter och efter det hämtade Oxceed data automatiskt från bokföringen. På så sätt kan Maisa känna sig trygg med att hon alltid har tillgång till aktuella siffror och att de är tillförlitliga.

– Det är viktigt att jag kan lita på att siffrorna stämmer. Det får inte finnas utrymme för tvivel när jag ska skicka rapporter till styrelsen, säger Maisa Ek.

Uppdaterade prognoser, anpassade rapporter och bättre kostnadskontroll

Förutom den automatiska kopplingen mot bokföringssystemet ser Maisa tre fördelar med att använda Oxceed. Den ena är att det är enkelt att jobba med budget och prognoser.

– Det är inte lätt att budgetera en verksamhet som vår. Det händer saker löpande under året som kan förändra förutsättningarna. Med Oxceed kan jag enkelt justera mina prognoser allt eftersom året fortlöper och det sparar mycket tid, säger Maisa Ek.

Läs mer: Enkelt att skapa prognoser efter olika scenarion

En annan fördel är flexibiliteten i att kunna anpassa rapporterna efter verksamheten. Hello World! arrangerar en mängd aktiviteter varje år och en viktig funktion är därför möjligheten att ta fram resultatrapporter per kostnadsställe.

– Jag kan tydligt visa för teamet och styrelsen hur olika typer av aktiviteter har gått. Vi har också särskilda krav på rapportering av administrativa kostnader och insamlingskostnader. Då är det smidigt att kunna bygga egna rapporter direkt i Oxceed, utifrån de krav som ställs på oss som organisation.

Den tredje fördelen med Oxceed är att ha kontroll över kostnaderna.

– Verktyget är enkelt att jobba med och jag sparar mycket tid. Att jag kan lägga mer tid på att annat i verksamheten är väldigt värdefullt. Men det allra mest värdefulla har varit kostnadskontrollen, avslutar Maisa.

Läs också: Kostnadskontroll största vinsten för webbyrån