Som ansvarig för både det operativa arbetet och ekonomin i en liten organisation är det inte lätt att få tiden att räcka till. Att då hantera den finansiella rapporteringen och uppföljningen i ett kalkylark blir både tidskrävande och riskabelt. Därför valde Maisa Ek Oxceed.
– Eftersom jag hade erfarenhet av att jobba med Oxceed på en tidigare arbetsplats så visste jag att det fanns ett smartare alternativ till Excel, säger Maisa Ek, ekonomi- och operativt ansvarig på Hello World.
Hello World! är en ideell förening som arbetar för att göra digitalt skapande tillgängligt för barn och unga med syfte är att locka fler att välja en karriär inom teknikområdet, inte minst tjejer. Finansieringen sker främst genom samarbeten med olika företagspartners.
Boka en demo och upptäck Oxceed från insidan
Se hur Oxceed kan hjälpa dig att spara tid, minska risken för fel och ge dig värdefulla insikter om företagets ekonomi.
Ville minimera risken för fel
Tidigare hanterades den ekonomiska rapporteringen och budgetarbetet i Excel. Underlag exporterades från bokföringssystemet och klistrades in i kalkylark för att sedan bearbetas vidare manuellt.
– Det blev mycket manuellt och tidskrävande arbete med att sammanställa rapporterna, få dem att stämma och se ut som jag ville.
Eftersom Oxceed har en färdig integration med bokföringssystemet Fortnox så var det enkelt att komma i gång. Att sätta upp kopplingen tog ett par minuter och efter det hämtade Oxceed data automatiskt från bokföringen. På så sätt kan Maisa Ek känna sig trygg med att hon alltid har tillgång till aktuella siffror och att de är tillförlitliga.
– Det är viktigt att jag kan lita på att siffrorna stämmer. Det får inte finnas utrymme för tvivel när jag ska skicka rapporter till styrelsen, säger Maisa Ek.
Anpassade rapporter och uppdaterade prognoser
Förutom den automatiska kopplingen mot bokföringssystemet ser hon tre fördelar med att använda Oxceed. Den ena är att det är enkelt att jobba med budget och prognoser.
– Det är inte lätt att budgetera en verksamhet som vår. Det händer saker löpande under året som kan förändra förutsättningarna. Med Oxceed kan jag enkelt justera mina prognoser allt eftersom året fortlöper och det sparar mycket tid.
En annan fördel är flexibiliteten i att kunna anpassa rapporterna efter verksamheten.
Organisationen arrangerar en mängd aktiviteter varje år och en viktig funktion är därför möjligheten att ta fram resultatrapporter per kostnadsställe.
– Jag kan tydligt visa för teamet och styrelsen hur olika typer av aktiviteter har gått. Vi har också särskilda krav på rapportering av administrativa kostnader och insamlingskostnader. Då är det smidigt att kunna bygga egna rapporter direkt i Oxceed, utifrån de krav som ställs på oss som organisation.
Varför Oxceed? Lyssna på våra kunder.
Oxceed används av över 15 000 företag och 200 redovisningsbyråer i Sverige. Läs fler kundcase och ta del av deras omdömen.
Kostnadskontroll skapar värde
Den tredje fördelen med Oxceed är att ha kontroll över kostnaderna.
– Verktyget är enkelt att jobba med och jag sparar mycket tid. Att jag kan lägga mer tid på att annat i verksamheten är väldigt värdefullt. Men det allra mest värdefulla har varit kostnadskontrollen, avslutar Maisa Ek.
