Här kan du enkelt ladda upp, organisera och distribuera olika typer av dokument till en eller flera användare inom företaget, samt skapa och hantera periodrapporter.

Ladda upp och dela dokument #

Endast administratörer har behörighet att ladda upp nya dokument. Följ dessa steg:

1. Navigera till ”Övriga dokument”.
2. Klicka på ”Åtgärder”.
3. Välj ”Ladda upp”.
4. Klicka på det gråa fältet för att välja filen från din dator.
5. Välj vilken period dokumentet avser.
6. Delad: Markera rutan ”Delad” för att göra filen tillgänglig för andra användare på företaget.
7. Använd kostnadsställe: Genom att markera denna ruta kopplas dokumentet till ett specifikt kostnadsställe eller en kostnadsställesgrupp. Endast användare med tillgång till det valda kostnadsstället får då behörighet att läsa dokumentet.

Organisera med taggar #

Taggar är ett verktyg för att kategorisera och snabbt hitta specifika dokument i arkivet.

Taggar används för att koppla dokument till specifika ämnen eller kategorier. Om du till exempel skapar en tagg som heter ”Månadsrapport” kan du tagga alla dina månadsrapporter. Sedan kan du enkelt filtrera fram samtliga månadsrapporter via filterpanelen. Ett dokument kan ha flera taggar.

Hantera taggar #

Endast administratörer kan skapa och hantera taggar:

1. Klicka på ”Åtgärder”.
2. Välj ”Hantera taggar”.
3. Här kan du skapa nya taggar, se befintliga, redigera eller ta bort dem.

Filtrera och sortera dokument #

För att navigera i ditt dokumentarkiv kan du använda filterpanelen och sorteringsfunktionerna. Filterpanelen hittar du högst upp till höger i dokumentarkivet. Du kan även sortera dokumenten genom att klicka på rubrikerna nedanför filterpanelen.

• Kategori: Visar olika dokumenttyper, som dokumentbegäran och externa dokument.
• Delning: Detta filter visas endast för administratörer och indikerar om dokumenten är delade med andra användare eller inte.
• År: Filtrerar dokument baserat på vilket år de är kopplade till.
• Månad: Filtrerar dokument baserat på vilken månad de är kopplade till.
• Taggar: Används för att filtrera på de dokument du har taggat i arkivet. Du kan använda en eller flera taggar som filter.
• Hela företaget/kostnadsställe: Används för att se de dokument som tillhör specifika kostnadsställen eller hela företaget.

Periodrapporter och dokumentbegäran #

I dokumentarkivet hittar du även dina skapade periodrapporter och dokument kopplade till eventuella dokumentbegäran.

Periodrapporter: Läs mer om hur du skapar och använder periodrapporter i vår artikel: Periodrapporter

Dokumentbegäran: Detta är ett tillägg i Oxceed. Läs mer om denna funktion i vår artikel: Dokumentbegäran

Exportera dina dokument #

Under ”Åtgärder” finns valet ”Exportera alla dokument”. När du klickar på denna funktion exporteras samtliga filer och periodrapporter i dokumentarkivet till en ZIP-fil. Denna ZIP-fil hittar du sedan under ”Övriga dokument” i dokumentarkivet, redo för nedladdning.