Gullmarsstrand sparar tid och får bättre rapporter

En tidsbesparing på många timmar varje månad och bättre inblick för företagets VD. Det är två av de fördelar som Gullmarsstrand ser med Oxceed. Nästa steg är att förbättra prognoserna.

Gullmarsstrand Hotell och Konferens driver sedan 1979 en anläggning vid havet i Fiskebäckskil i Bohuslän. Verksamheten omfattar hotell, möten, spa och event. Gästerna består av både företag och privatpersoner.

Tidigare gjorde Gullmarsstrand sina rapporter i Excel vilket tog en hel del tid varje månad. Varje gång något ändrades i ekonomisystemet behövde formlerna göras om, eftersom det inte fanns någon koppling mellan systemet och Excel.

– Det är lätt att något blir fel så man får dubbelkolla sig själv mycket. Det tyckte jag var det värsta, säger Eva Lorensson som är ekonomichef på Gullmarsstrand.

Med Oxceed har Gullmarsstrands rapportering automatiserats, ingen manuell handpåläggning behövs för att plocka ut rapporter. Rapportverktyget har en direkt koppling till affärssystemet Hogia och har därför alltid uppdaterad information.

– Informationen bara finns där och det är fantastiskt. Det bästa är tidsbesparingen och tryggheten i att allt stämmer. Och att få ut snygga, tydliga rapporter precis som jag, vd och styrelsen vill ha dem.

Oxceed har också gjort det möjligt för företagets VD att få direkt tillgång till information om företagets ekonomi, säger Eva Lorensson.

– Vår VD har inte tillgång till redovisningssystemet. Men med Oxceed kan hon uppdatera sig själv och få en bättre och snabbare inblick, säger Eva.

Nästa steg för Gullmarsstrand är att utveckla användandet av Oxceed. Högst på listan står budgetarbetet.

– Vi vill använda Oxceed till att uppdatera budgeten löpande på ett enklare sätt, göra prognoser och följa med i resultatet. Tidigare har vi haft olika dokument för resultat och för budget. Nu kan jag få allt tillsammans. Vi kan göra prognoser och budgetuppföljningar med kortare intervaller.

Eva Lorensson ser också över möjligheten att jobba med rullande prognoser framöver. 

– Med Oxceed kan vi göra saker på ett enklare sätt, och då finns massor av möjligheter, säger hon.

Framåtriktad rapportering löser tre vanliga problem i ert företag

Oxceed Framåtriktad rapportering

När omvärlden förändras allt snabbare krävs ett modernare förhållningssätt till företagets finansiella rapportering. För att kunna agera kvickt och ändra kurs när förutsättningarna förändras behöver ni aktuella och relevanta beslutsunderlag. Med framåtriktad rapportering stärker ni relevansen i den finansiella rapporteringen som strategiskt verktyg för att styra verksamheten.

Här är tre vanliga problem som många företag upplever och hur ni löser dem med framåtriktad rapportering.

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Läs mer om Oxceed för företag här

Problem 1. Ni jämför årets utfall mot historiska data

Ofta innebär rapportering att du jämför utfallet med data från föregående år eller ännu längre bakåt. Visst kan det vara relevant att ta med tidigare utfall i beräkningen. Men när du helt förlitar dig på att blicka bakåt blir du passiv. I värsta fall säger rapporteringen inte något om hur företaget utvecklas. Går ni i rätt riktning?

Lösning: Jämför istället utfallet mot företagets målsättningar. Genom att titta framåt och jämföra med målen kan ni styra verksamheten åt rätt håll. Ni kan inte påverka det förflutna, men ni kan förändra riktningen framåt. Då bör fokus ligga på de mål ni ska uppnå.

Problem 2. Ni jobbar mot en inaktuell budget

Ofta innebär rapportering att jämföra med den budget som sattes i början av året, eller ännu längre tillbaka. Men som man säger – det enda vi egentligen vet om budgeten är att den inte kommer att stämma med utfallet. Ju längre in på året ni kommer, desto mindre sannolikt är det att budgeten är relevant.

Lösning: Om ni arbetar aktivt med att uppdatera prognoser löpande under året skapar ni trovärdiga förutsägelser av framtiden. Det ger er ett aktuellt beslutsunderlag. Det tvingar er också att tänka igenom varför siffrorna ser ut som de gör, och hur det kommer att se ut framåt. Hur kan ni påverka resultatet?

Problem 3. Ni rapporterar och följer upp för sällan

Med ett traditionellt synsätt på rapportering rapporterar och utvärderar de flesta för sällan. Det begränsar möjligheterna att vidta åtgärder i tid. Om det går lång tid mellan det att perioden är slut och rapporten är klar finns en risk att rapporten hunnit bli inaktuell redan när den kommer. Då kan det vara för sent att agera.

Lösning: Genom en regelbunden rapportering med tätare uppföljningar får ni snabbt reda på när förutsättningarna förändras. Säljer ni bättre än väntat kan ni växla upp, kanske nyanställa eller öka marknadsbudgeten. Går verksamheten sämre kan ni snabbare kapa kostnader och förebygga framtida problem.

I ett krisläge kan ett snabbt agerande utgöra skillnaden mellan att anpassa sig eller gå i konkurs. Exakt hur ofta uppföljning och rapportering bör göras varierar beroende på bransch och företagets förutsättningar.

Sammanfattning

När ni går över till en framåtriktad rapportering blir resultatet att:

• Ni får ett relevantare verktyg för att styra verksamheten.

• Ni fattar beslut baserat på uppdaterade underlag löpande under året.

• Ni blir mer snabbfotade och kan växla upp när det går bra eller bromsa när det går sämre.

Med en framåtriktad rapportering får ni ett mer relevant beslutsunderlag som hjälper er att fatta bättre beslut och öka företagets lönsamhet.

Oxceed är verktyget för den moderna ekonomen

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Med Oxceed kan du skräddarsy era rapporter och visualisera era nyckeltal med några klick. Skapa trovärdigare budgetar och prognoser och få en ekonomisk överblick av företaget i realtid.

Läs mer om Oxceed för företag här

Fem kännetecken hos den moderna ekonomen

Oxceed Fem kännetecken hos den moderna ekonomen CFO business controller

När omvärlden förändras i snabb takt är det inte längre hållbart att fortsätta med föråldrade arbetssätt. Bland våra kunder hittar vi många ekonomichefer, business controllers och företagsledare som har skapat vanor och arbetssätt för att jobba smart, modernt och effektivt. Här är fem kännetecken vi ser hos dem.

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Läs mer om Oxceed för företag här

1. Fokuserar framåt

Ekonomer har traditionellt sett haft fokus på historiska data, eftersom det är den som har varit tillgänglig. Men i en föränderlig värld behöver vi titta framåt i stället för bakåt. Och vi behöver göra det ofta – i många fall varje månad, ibland oftare.

Under pandemin har förutsättningarna förändrats dramatiskt för många företag, ofta med mycket kort varsel. Snabba förändringar kan bland annat påverka likviditetsprognosen och kräva åtgärder.

Våra kunder jobbar ofta med prognoser och realtidsdata för att titta framåt – och kan snabbt anpassa sina beslut utifrån förutsättningarna.

2. Använder standardiserade lösningar

Att jobba med specialbyggda lösningar i Excel är tidskrävande. Ju mer komplex lösningen blir, desto svårare är den att underhålla. Dessutom ökar risken för fel. Du kan också bli beroende av konsulter för att hantera lösningen.

Ett sätt att bli mer effektiv är att använda standardiserade lösningar. I stället för att bygga ett skräddarsytt verktyg anpassar den moderne ekonomen företagets kontoplaner och struktur till standard.

Då får du ett system som automatiskt speglar de förändringar du gör i ditt ekonomisystem, utan manuell hantering. Du får fungerande support, slipper konsultberoende och har en lösning som du själv kan behärska fullt ut.

3. Jobbar med molntjänster

Att använda tjänster i molnet är som regel mer kostnadseffektiv. Du slipper höga installationskostnader och betalar bara för det du använder.

Molntjänster är enklare att integrera med andra system, mer skalbara och ofta självinstruerande. Du kan komma igång snabbt utan att lägga tid på långa utbildningar.

En annan fördel är att du får nytta av de förbättringar leverantören gör i systemet direkt, utan att behöva installera nya versioner.

Även säkerheten är bättre – en bra molntjänst har resurser att hålla en säkerhetsnivå som är svår att uppnå för enskilda företag.

4. Har realtidskoll på likviditet och kostnader

Många år av stark konjunktur har fått oss att tappa fokus på likviditeten. Under 2020 förstod de flesta att detta inte längre funkar – vi måste hålla koll på likviditetsprognosen. Det är lika viktigt oavsett om förändringarna beror på externa faktorer som en pandemi, eller på att bolaget är inne i en tillväxtfas.

En realtidsuppdaterad kostnadskontroll är lika viktig. För en modern ekonom är kostnadskontroll a och o för att driva verksamheten effektivt. Använd realtidskontrollen till att skärpa marginalerna och göra besparingar på rätt ställen.

5. Kombinerar standardnyckeltal med egna

Genom att kombinera verksamhetens unika parametrar med standardiserade finansiella nyckeltal får den moderne ekonomen en lättfattlig och relevant överblick över företagets ekonomiska situation.

Finansiella nyckeltal är självklart viktiga att följa. Men många gånger är egna nyckeltal som anpassats till verksamheten lika viktiga. Kanske vill ni se intäkter per kund, region eller säljare, eller beläggningsgraden hos era konsulter. För andra kan viktiga nyckeltal vara ARR-tillväxt per befintlig kund och churn.

När ni kombinerar de nyckeltal som är relevanta för just er verksamhet med finansiella nyckeltal får ni ett modernt och effektivt beslutsunderlag.

Verktyget för den moderna ekonomen

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Men Oxceed kan du skräddarsy era rapporter och visualisera era nyckeltal med några klick. Skapa trovärdigare budgetar och prognoser och få en ekonomisk överblick av företaget i realtid.

Läs mer om Oxceed för företag här