Mecenat minskar risken för fel med automatiska rapporter

Att gå från manuella rapporter till ett färdigt verktyg har gjort rapporteringen enklare och minskat risken för fel. Nästa steg för Mecenat är att utveckla sina nyckeltal – och gå från standardnyckeltal till verksamhetsanpassade.

Mecenat är ett svenskt techföretag som erbjuder en internationell tjänst för studentrabatter. Genom att kunna verifiera 130 miljoner studenter över hela världen kopplar Mecenat ihop studenter med företag via förmånliga erbjudanden. 

Tidigare skapade Mecenats CFO Camilla Söderström egna rapporter manuellt med hjälp av mallar som hon byggt i Spreadsheets, Googles motsvarighet till Excel. Det var tidsödande både att forma mallarna och att mata in uppgifter varje gång en rapport skulle produceras.

– Dessutom är det alltid en fara att göra saker manuellt. Risken är att något händer med formlerna så att rapporten blir fel, säger Camilla Söderström.

När så Mecenats styrelse efterlyste utökade rapporter ville de även att rapporteringen skulle automatiseras. Lösningen blev Oxceed.

Efter ett drygt år med Oxceed kan Camilla Söderström konstatera att det har blivit mycket smidigare att skicka ut rapporter. En integration direkt från affärssystemet gör att underlaget är aktuellt och uppdaterat. Camilla har också kunnat utforma rapporterna på ett enhetligt sätt i Oxceed. Med hjälp av Oxceeds customer success-avdelning har Mecenat dessutom skapat flera nya rapporter.

– Vi har även kunnat ta fram alla rapporter på engelska vilket vi inte hade innan.

Styrelsen då – har de blivit nöjda?

– Ja, styrelsen har tyckt att detta blivit jättebra, säger Camilla Söderström.

Nästa steg för Mecenat är att börja använda mer nyckeltal. Än så länge använder Mecenat de nyckeltal som finns som standard i Oxceed. Men Camilla Söderström tittar nu på möjligheten att ta fram mer nischade nyckeltal för att mäta exakt det som är mest relevant för Mecenat.

– Att man kan utforma sina egna nyckeltal i Oxceed gör att det finns en stor utvecklingspotential. Vi jobbar exempelvis mycket med marginaler. För oss är det här bara början på en resa – vi kommer att utveckla användandet av Oxceed.

Vill du veta mer?

Delta på ett webbinarium anpassat efter just ditt och ert företags behov.

Skapa skräddarsydda rapporter

Ett webbinarium särskilt anpassat för dig som vill veta hur ni kan skapa skräddarsydda finansiella rapporter med Oxceed.

ANMÄL DIG HÄR

Bevaka och skapa egna nyckeltal

Ett webbinarium särskilt anpassat för dig som vill veta hur ni kan bevaka och skapa egna nyckeltal med Oxceed.

ANMÄL DIG HÄR

Gullmarsstrand sparar tid och får bättre rapporter

En tidsbesparing på många timmar varje månad och bättre inblick för företagets VD. Det är två av de fördelar som Gullmarsstrand ser med Oxceed. Nästa steg är att förbättra prognoserna.

Gullmarsstrand Hotell och Konferens driver sedan 1979 en anläggning vid havet i Fiskebäckskil i Bohuslän. Verksamheten omfattar hotell, möten, spa och event. Gästerna består av både företag och privatpersoner.

Tidigare gjorde Gullmarsstrand sina rapporter i Excel vilket tog en hel del tid varje månad. Varje gång något ändrades i ekonomisystemet behövde formlerna göras om, eftersom det inte fanns någon koppling mellan systemet och Excel.

– Det är lätt att något blir fel så man får dubbelkolla sig själv mycket. Det tyckte jag var det värsta, säger Eva Lorensson som är ekonomichef på Gullmarsstrand.

Med Oxceed har Gullmarsstrands rapportering automatiserats, ingen manuell handpåläggning behövs för att plocka ut rapporter. Rapportverktyget har en direkt koppling till affärssystemet Hogia och har därför alltid uppdaterad information.

– Informationen bara finns där och det är fantastiskt. Det bästa är tidsbesparingen och tryggheten i att allt stämmer. Och att få ut snygga, tydliga rapporter precis som jag, vd och styrelsen vill ha dem.

Oxceed har också gjort det möjligt för företagets VD att få direkt tillgång till information om företagets ekonomi, säger Eva Lorensson.

– Vår VD har inte tillgång till redovisningssystemet. Men med Oxceed kan hon uppdatera sig själv och få en bättre och snabbare inblick, säger Eva.

Nästa steg för Gullmarsstrand är att utveckla användandet av Oxceed. Högst på listan står budgetarbetet.

– Vi vill använda Oxceed till att uppdatera budgeten löpande på ett enklare sätt, göra prognoser och följa med i resultatet. Tidigare har vi haft olika dokument för resultat och för budget. Nu kan jag få allt tillsammans. Vi kan göra prognoser och budgetuppföljningar med kortare intervaller.

Eva Lorensson ser också över möjligheten att jobba med rullande prognoser framöver. 

– Med Oxceed kan vi göra saker på ett enklare sätt, och då finns massor av möjligheter, säger hon.

Framåtriktad rapportering löser tre vanliga problem i ert företag

Oxceed Framåtriktad rapportering

När omvärlden förändras allt snabbare krävs ett modernare förhållningssätt till företagets finansiella rapportering. För att kunna agera kvickt och ändra kurs när förutsättningarna förändras behöver ni aktuella och relevanta beslutsunderlag. Med framåtriktad rapportering stärker ni relevansen i den finansiella rapporteringen som strategiskt verktyg för att styra verksamheten.

Här är tre vanliga problem som många företag upplever och hur ni löser dem med framåtriktad rapportering.

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Läs mer om Oxceed för företag här

Problem 1. Ni jämför årets utfall mot historiska data

Ofta innebär rapportering att du jämför utfallet med data från föregående år eller ännu längre bakåt. Visst kan det vara relevant att ta med tidigare utfall i beräkningen. Men när du helt förlitar dig på att blicka bakåt blir du passiv. I värsta fall säger rapporteringen inte något om hur företaget utvecklas. Går ni i rätt riktning?

Lösning: Jämför istället utfallet mot företagets målsättningar. Genom att titta framåt och jämföra med målen kan ni styra verksamheten åt rätt håll. Ni kan inte påverka det förflutna, men ni kan förändra riktningen framåt. Då bör fokus ligga på de mål ni ska uppnå.

Problem 2. Ni jobbar mot en inaktuell budget

Ofta innebär rapportering att jämföra med den budget som sattes i början av året, eller ännu längre tillbaka. Men som man säger – det enda vi egentligen vet om budgeten är att den inte kommer att stämma med utfallet. Ju längre in på året ni kommer, desto mindre sannolikt är det att budgeten är relevant.

Lösning: Om ni arbetar aktivt med att uppdatera prognoser löpande under året skapar ni trovärdiga förutsägelser av framtiden. Det ger er ett aktuellt beslutsunderlag. Det tvingar er också att tänka igenom varför siffrorna ser ut som de gör, och hur det kommer att se ut framåt. Hur kan ni påverka resultatet?

Problem 3. Ni rapporterar och följer upp för sällan

Med ett traditionellt synsätt på rapportering rapporterar och utvärderar de flesta för sällan. Det begränsar möjligheterna att vidta åtgärder i tid. Om det går lång tid mellan det att perioden är slut och rapporten är klar finns en risk att rapporten hunnit bli inaktuell redan när den kommer. Då kan det vara för sent att agera.

Lösning: Genom en regelbunden rapportering med tätare uppföljningar får ni snabbt reda på när förutsättningarna förändras. Säljer ni bättre än väntat kan ni växla upp, kanske nyanställa eller öka marknadsbudgeten. Går verksamheten sämre kan ni snabbare kapa kostnader och förebygga framtida problem.

I ett krisläge kan ett snabbt agerande utgöra skillnaden mellan att anpassa sig eller gå i konkurs. Exakt hur ofta uppföljning och rapportering bör göras varierar beroende på bransch och företagets förutsättningar.

Sammanfattning

När ni går över till en framåtriktad rapportering blir resultatet att:

• Ni får ett relevantare verktyg för att styra verksamheten.

• Ni fattar beslut baserat på uppdaterade underlag löpande under året.

• Ni blir mer snabbfotade och kan växla upp när det går bra eller bromsa när det går sämre.

Med en framåtriktad rapportering får ni ett mer relevant beslutsunderlag som hjälper er att fatta bättre beslut och öka företagets lönsamhet.

Oxceed är verktyget för den moderna ekonomen

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Med Oxceed kan du skräddarsy era rapporter och visualisera era nyckeltal med några klick. Skapa trovärdigare budgetar och prognoser och få en ekonomisk överblick av företaget i realtid.

Läs mer om Oxceed för företag här

Fem kännetecken hos den moderna ekonomen

Oxceed Fem kännetecken hos den moderna ekonomen CFO business controller

När omvärlden förändras i snabb takt är det inte längre hållbart att fortsätta med föråldrade arbetssätt. Bland våra kunder hittar vi många ekonomichefer, business controllers och företagsledare som har skapat vanor och arbetssätt för att jobba smart, modernt och effektivt. Här är fem kännetecken vi ser hos dem.

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Läs mer om Oxceed för företag här

1. Fokuserar framåt

Ekonomer har traditionellt sett haft fokus på historiska data, eftersom det är den som har varit tillgänglig. Men i en föränderlig värld behöver vi titta framåt i stället för bakåt. Och vi behöver göra det ofta – i många fall varje månad, ibland oftare.

Under pandemin har förutsättningarna förändrats dramatiskt för många företag, ofta med mycket kort varsel. Snabba förändringar kan bland annat påverka likviditetsprognosen och kräva åtgärder.

Våra kunder jobbar ofta med prognoser och realtidsdata för att titta framåt – och kan snabbt anpassa sina beslut utifrån förutsättningarna.

2. Använder standardiserade lösningar

Att jobba med specialbyggda lösningar i Excel är tidskrävande. Ju mer komplex lösningen blir, desto svårare är den att underhålla. Dessutom ökar risken för fel. Du kan också bli beroende av konsulter för att hantera lösningen.

Ett sätt att bli mer effektiv är att använda standardiserade lösningar. I stället för att bygga ett skräddarsytt verktyg anpassar den moderne ekonomen företagets kontoplaner och struktur till standard.

Då får du ett system som automatiskt speglar de förändringar du gör i ditt ekonomisystem, utan manuell hantering. Du får fungerande support, slipper konsultberoende och har en lösning som du själv kan behärska fullt ut.

3. Jobbar med molntjänster

Att använda tjänster i molnet är som regel mer kostnadseffektiv. Du slipper höga installationskostnader och betalar bara för det du använder.

Molntjänster är enklare att integrera med andra system, mer skalbara och ofta självinstruerande. Du kan komma igång snabbt utan att lägga tid på långa utbildningar.

En annan fördel är att du får nytta av de förbättringar leverantören gör i systemet direkt, utan att behöva installera nya versioner.

Även säkerheten är bättre – en bra molntjänst har resurser att hålla en säkerhetsnivå som är svår att uppnå för enskilda företag.

4. Har realtidskoll på likviditet och kostnader

Många år av stark konjunktur har fått oss att tappa fokus på likviditeten. Under 2020 förstod de flesta att detta inte längre funkar – vi måste hålla koll på likviditetsprognosen. Det är lika viktigt oavsett om förändringarna beror på externa faktorer som en pandemi, eller på att bolaget är inne i en tillväxtfas.

En realtidsuppdaterad kostnadskontroll är lika viktig. För en modern ekonom är kostnadskontroll a och o för att driva verksamheten effektivt. Använd realtidskontrollen till att skärpa marginalerna och göra besparingar på rätt ställen.

5. Kombinerar standardnyckeltal med egna

Genom att kombinera verksamhetens unika parametrar med standardiserade finansiella nyckeltal får den moderne ekonomen en lättfattlig och relevant överblick över företagets ekonomiska situation.

Finansiella nyckeltal är självklart viktiga att följa. Men många gånger är egna nyckeltal som anpassats till verksamheten lika viktiga. Kanske vill ni se intäkter per kund, region eller säljare, eller beläggningsgraden hos era konsulter. För andra kan viktiga nyckeltal vara ARR-tillväxt per befintlig kund och churn.

När ni kombinerar de nyckeltal som är relevanta för just er verksamhet med finansiella nyckeltal får ni ett modernt och effektivt beslutsunderlag.

Verktyget för den moderna ekonomen

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Men Oxceed kan du skräddarsy era rapporter och visualisera era nyckeltal med några klick. Skapa trovärdigare budgetar och prognoser och få en ekonomisk överblick av företaget i realtid.

Läs mer om Oxceed för företag här

Oxceed lanserar automatiserad rapportering med SEB

seb flagga oxceed logotyp

Nu lanserar Oxceed samarbetet med SEB för att hjälpa ännu fler företag att automatisera sin finansiella rapportering och få bättre översikt och kontroll över sin ekonomi.

Läs mer om vad samarbetet innebär för dig som är företagskund hos SEB här ?

– Det fördjupade samarbetet med SEB är ett av det mest strategiskt viktiga områdena för oss just nu. Jag är glad att vi nu har kommit fram till lanseringen av vår tjänst som kan ge SEB:s företagskunder snabbare beslutsunderlag för sin fortsatta affär, säger Elif Schmidt, VD på Oxceed.

Den tjänst som nu lanseras innebär att SEB:s företagskunder enkelt kan ansluta sig till Oxceed med bara några klick från internetbanken och till ett förmånligare pris. Oxceed gör att det är betydligt enklare och mindre resurskrävande för företagen att ta fram ekonomiska beslutsunderlag, som exempelvis resultatrapporter och budgetar.

– Det är väldigt roligt att vi nu är klara för att erbjuda den här tjänsten tillsammans med Oxceed som vi hoppas ska generera ett mycket stort värde för både våra kunder såväl som för våra företagsrådgivare, säger Sharona Gessler, chef för Business Development, Corporate Market på SEB.

Samarbetet innebär också att Oxceed blir ett värdefullt verktyg för SEB:s företagsrådgivare genom att kunden enkelt kan dela ett urval av företagets finansiella siffror. Att sammanställa rapporter manuellt, till exempel inför en kreditansökan eller en årsavstämning, är annars ett tidskrävande arbete både för företagsrådgivaren och kunden och som nu alltså kan göras med bara några klick.

– Vi har sett vilken bra relation företagsrådgivarna har med sina kunder och hur viktigt deras engagemang är när kunden ska presentera något för beslut. Därför känns det positivt att kunna bidra till att företagsrådgivarna får en snabbare och fördjupad insikt och på så sätt kan ge än bättre råd och fatta bättre beslut, säger Elif Schmidt, VD på Oxceed.

För SEB är partnerskapet med Oxceed det tredje av sitt slag där SEB ingår i strategiska samarbeten för att stärka konkurrenskraften på företagsmarknaden. Tidigare har banken etablerat samarbeten och partnerskap med techbolagen Capcito och PE Accounting. Den tjänst som SEB och Oxceed utvecklat tillsammans syftar till att stärka bankens erbjudande gentemot de företag som använder Oxceeds tjänst.

– Det här är för oss en strategiskt viktig tjänst för att stärka vår position ytterligare på företagsmarknaden. En tjänst som kan frigöra tid för kunderna så att de kan ägna sig åt att utveckla sin affär istället för att använda onödig tid till administrativa arbetsuppgifter, säger Sharona Gessler, ansvarig för ERP-strategin och tillika chef för Business Development, Corporate Market.

Läs mer om samarbetet och tjänsten

Oxceed för dig som är företagskund hos SEB, oxceed.se/seb

Automatisera din finansiella rapportering med Oxceed, seb.se/oxceed

Oxceed inleder strategiskt samarbete med SEB, oxceed.se/2020/08/24/oxceed-inleder-strategiskt-samarbete-med-seb/

Precont skapar unika rapporter som alla förstår

När Precont tog hem ekonomifunktionen behövdes ett bra rapporteringsverktyg. Med Oxceed kan CFO Lotta Nyrén bygga rapporter som passar verksamheten – och som alla kan förstå.

Vill du ta företagets finansiella rapportering till nästa nivå? Läs mer om Oxceed för företag här

Undersökningsföretaget Precont är en del av en nordisk koncern som hjälper retailföretag att minska svinn, och erbjuder mystery shopping och ålderskontroller. Bland kunderna finns storföretag som Ica, OKQ8 och Arla.

Lotta Nyrén började som CFO på Precont för ett halvår sedan och inledde sitt uppdrag med att ta hem ekonomiarbetet. Från att tidigare ha varit utlagt på en byrå görs hela redovisningen nu internt.

Inför förändringen såg Lotta Nyrén ett behov av ett rapporteringssystem där Precont kunde skräddarsy rapporter. Eftersom Precont använder speciallösningar i redovisningen som är unika för verksamheten var ett flexibelt system nödvändigt.

– Jag ville ha ett system där vi kan jobba med budget, prognoser och bygga egna resultatrapporter, förklarar Lotta Nyrén.

Frihet i rapporteringen

Valet föll på Oxceed som täckte alla Preconts behov.

“Vi kan få ut i princip vad vi vill från Oxceed och har allt samlat i ett system. Det ger oss en enorm frihet i rapporteringen. Eftersom Oxceed är kopplat till vårt affärssystem syns alla förändringar vi gör i redovisningen direkt i rapporterna.”
Lotta Nyren Precont Oxceed
Lotta Nyrén
CFO, Precont

Precont använder affärssystemet 24SevenOffice som har en färdig integration till Oxceed. Även onboardingen var smidig. Lotta Nyrén gick en utbildning på två–tre timmar för att komma igång.

– Det har gått väldigt lätt och vi har fått bra hjälp. Som ny CFO var det mycket jag behövde få på plats på kort tid. Då var det ovärderligt att ha en kontakt på Oxceed som såg potentialen i vad vi kunde göra med systemet och som ville hjälpa.

En viktig fördel som Lotta Nyrén ser är att ekonomin blir transparent och även icke-ekonomer kan lätt förstå Oxceeds rapporter. Bra rapporter är också viktiga vid rapportering till styrelsen.

– Vi får det snyggt och prydligt utan att behöva lägga tid på att laborera med Excel-ark för att få en snygg layout, säger hon.

Koncernnivå nästa steg

Nästa steg för Precont är att få fler i företaget att använda Oxceed. Först ut är regioncheferna. Med Oxceed kan Precont ge företagets regionchefer ett större ansvar för budget och resultat, eftersom de får bättre förståelse för siffrorna.

Steg två blir att hela koncernen ska jobba med Oxceed. Eftersom det svenska och det norska dotterbolaget använder olika affärssystem kommer Oxceed att fungera som ett gemensamt gränssnitt för rapporteringen.

– Vi kommer både att kunna ta fram koncernrapporter och jämföra dotterbolagen med varandra i Oxceed, säger Lotta Nyrén.

Uppgraderar ekonomifunktionen

Övergången till Oxceed är starten på ett större utvecklingsarbete för Preconts ekonomifunktion. Målet är att uppnå ett effektivare bolag med smarta processer.

– Precont präglas av samarbete, vilja och driv att effektivisera. Vi har en stabil grund men också jättefina möjligheter att satsa framåt, säger Lotta Nyrén.

Om Precont

Precont Pegasus är en nordisk koncern som levererar spetskompetens inom mystery shopping och kontrolltjänster. Precont utför ca 100.000 uppdrag per år till kunder som ICA, Svenska Spel, Telia och Arla.