Kombinationen av omvärldsfaktorer och interna faktorer innebär många utmaningar i ett företags budgetprocess. Så vad bör du tänka på när det kommer till att lägga budgeten för nästa år? Nedan ringar vi in tre utmaningar och ger förslag på lösningar som kan stötta dig under arbetets gång.
– Tidigare har många kunnat titta på historiska siffror för att lägga nästa nästa års budget. Men de senaste åren har vi behövt ta hänsyn till allt från stigande råvarupriser och krig till inflation och höga räntor. Det ställer extra höga krav på att ha tänkt igenom budgeten noga och att ha rätt metoder och verktyg, säger Jonathan Bernelöv, COO på Oxceed.
1. Osäkerhet i omvärlden
Med omvärldsfaktorer såsom ränteförändringar och inflation och kan mycket hända under ett budgetår, vilket blir särskilt påtagligt för företag utan stora finansiella muskler.
– Små bolag påverkas hårdare av makro-effekter då de oftast har mindre kassa att röra sig med och en mindre kundstock som även dem reagerar på omvärldsfaktorer. Större bolag är mer trögrörliga och sitter lite tryggare, säger Jonathan.
För att undvika överraskningar är det därför extra viktigt att planera för flera olika scenarier, till exempel worst case scenario, best case scenario och något mittemellan. Med snabbt skiftande marknadstrender är det också extra viktigt att lägga en genomtänkt budget och följa upp kontinuerligt under året.
– Kom ihåg att inte bara lägga en budget för ett helt år. Följ upp med prognoser kvartals- eller halvårsvis och använd dessa som ett styrningsverktyg under året för att se om ni når målen eller inte.
I Oxceed kan du skapa ett obegränsat antal budgetversioner vilket är praktiskt för att jobba utifrån olika scenarion. Du kan även använda en eller flera budgetversioner som prognoser och uppdatera dem löpande under året.
– Du måste ta hänsyn till olika skeenden när du har begränsade resurser. Finns det risk för att försäljningen minskar behöver du ha en budget och plan för om det sker. Det spelar givetvis jättestor roll och kan vara som natt och dag för verksamheten. Genom att ha olika scenarion planerade kan du som företagare vara förberedd och mer snabbfotad.
I Oxceed har du tillgång till data på en mycket detaljerad nivå. Det gör att du enkelt kan lägga en noggrann budget eller prognos med små medel. Sedan kan du utifrån den skapa ett antal olika versioner av din budget som tar hänsyn till olika skeenden.
Boka en demo och upptäck Oxceed från insidan
Se hur Oxceed kan hjälpa dig att spara tid, minska risken för fel och ge dig värdefulla insikter om företagets ekonomi.
2. Den mänskliga faktorn
En annan utmaning i budgetarbetet är risken för fel när många personer är inblandade i samma budget och i värsta fall till och med i samma fil. Vem har den senaste versionen och ligger samtliga uppdateringar verkligen med där?
En manuell hantering av budgetprocessen kan också innebära en siffra för mycket i en cell, och plötsligt blir hela budgeten kullkastad. I bästa fall upptäcks felet, men troligt sker det efter en avsevärd tid av felsökande.
– Budgetarbetet är ett gemensamt arbete. Det må vara jag som ekonom som ansvarar för att få ihop en resultat och likviditetsbudget att presentera till ledning och styrelse, men jag kan omöjligt göra det utan hjälp från övriga kollegor, säger Jonathan.
Genom att budgetera i Oxceed i stället för Excel underlättas kommunikationen internt, och den gemensamma målbilden stärks. Delegera ut budgetarbetet i organisationen genom att styra behörigheter för olika användare och öppna upp budgeten för inmatning – utan att förlora kontrollen.
I budgetmodulen kan du snabbt och enkelt skapa en budget baserat på föregående års budget eller utfall vilket minskar risken för manuella felslag avsevärt. Dessutom gör visualiseringen det lätt att upptäcka eventuella fel snabbt och enkelt.
Varför Oxceed? Lyssna på våra kunder.
Oxceed används av över 15 000 företag och 200 redovisningsbyråer i Sverige. Läs fler kundcase och ta del av deras omdömen.
3. Krav på kostnadsbesparingar och kassalikviditet
I kölvattnet av osäkra tider kommer ökade krav på kostnads- och likviditetskontroll. Från givmilda och flexibla budgetar där kronor och ören inte spelat så stor roll till ett fokus på att spara pengar där det går. Men frågan är var och hur besparingarna ska appliceras.
– Vi har verkligen sett ett högt fokus på kostnadsbesparingar bland svenska företag under det senaste året. Många CFO:er har fått i uppdrag från ledningen att se över kostnadsstrukturen och det är något som vi tror kommer att fortsätta, säger Jonathan Bernelöv.
I det tuffare läget kan det vara svårt att veta hur problemet ska tacklas. Det viktiga här är att kontinuerligt och proaktivt söka efter kostnadsbesparingar inom företaget. Det är inte enbart en engångsföreteelse under budgetperioden utan det gäller att hitta en balanserad kostnadsminimering över tid.
Med hjälp av funktionen för kostnadsanalys i Oxceed kan du se och analysera företagets kostnadsstruktur och jämföra utfall på respektive konto eller kostnadsställe mot budget.
Jonathan avslutar med sitt allra viktigaste råd – både inför nästa budgetår och alla andra år framöver:
– Lägg inte bara en budget för året, utan en budget som dessutom är kopplad till likviditeten, så att du har en likviditetsbudget och kan se hur länge kassan räcker. För om du måste skära i likviditetsbudgeten måste det även komma med i den vanliga resultatbudgeten. Och se till att jobba kontinuerligt med prognoser under året, kvartals- och halvårsvis, för att hålla hela verksamheten och din ekonomi uppdaterad.
Utmaningar – men också möjligheter
Det finns alltså en hel del utmaningar att tackla när nästa års budget ska läggas men enligt Jonathan får man heller inte glömma möjligheterna:
– Det finns många positiva aspekter i budgetarbetet eftersom det ju handlar om att blicka framåt och vad vi vill uppnå nästa år. Vi lever också i en spännande tid där AI skapar nya möjligheter och hållbarhet ligger högt på företags agendor, avslutar Jonathan Bernelöv.
