Med målsättningen att hjälpa en miljon ungdomar att samla in pengar innan 2030 stödjer Kaffekassan skolklasser, lag och föreningar att samla in pengar genom att sälja kaffe och hållbara produkter. Genom Oxceed har företaget inte bara förbättrat kostnadskontrollen utan även skapat en stabil grund för fortsatt tillväxt och mer självsäkra beslut.
Kaffekassan grundades mitt i pandemin, vilket innebar många inställda klass- och lagresor och en utmanande start. Trots detta har företaget vuxit snabbt och stängde senaste bokslutet på ca 23 miljoner kronor i omsättning.
Genom digitala lösningar och aktiv närvaro på sociala medier sticker de ut i en annars traditionell bransch, och hela deras resa finns att följa på TikTok. Den snabba tillväxten, och fortsatt höga målsättningarna, har dock medfört flera utmaningar.
Varför Oxceed? Lyssna på våra kunder.
Oxceed används av över 15000 företag och 200 redovisningsbyråer i Sverige. Läs fler av våra kunders omdömen i våra kundcase.
Likvida utmaningar under tillväxtfasen
Med en snabbväxande verksamhet och många transaktioner ställdes Kaffekassan tidigt inför utmaningen att säkerställa tillräcklig likviditet. Fakturor och utgifter har ibland överstigit det tillgängliga kapitalet, vilket skapat stor osäkerhet hos Oskar Söderlund, VD och grundare av Kaffekassan.
– Om du inte har koll på likviditeten kan det få förödande konsekvenser. Pengarna kanske inte räcker till för att betala lönerna en månad. Lyckligtvis har vi aldrig hamnat i den situationen och nu när vi gjort vinst och etablerat oss på marknaden är det enklare, säger Oskar.
Kostnadskontroll i Excel
Oskar är inte bara VD utan också huvudansvarig för ekonomin och hanterade tidigare företagets siffror manuellt i olika Excel-ark, vilket inte var optimalt.
– Jag gjorde hela resultatbudgeten själv, vilket innebar att jag både skapade budgeten och sedan manuellt uppdaterade alla utfall, ofta genom att kopiera och klistra in data från Fortnox. Absolut inte det man helst vill lägga sin tid på, säger Oskar Söderlund.
Excel-arkens komplexitet ökade i samma takt som tillväxten, vilket gjorde det näst intill omöjligt att få en överblick över företagets ekonomi. Med en stor andel rörliga kostnader för produkter, frakt, logistik och lager behövdes detaljerade rapporter som inte heller gick att få ut från bokföringssystemet.
När är det dags att sluta rapportera i Excel?
Förbättrad likviditetsplanering stärker tillväxten
Genom att integrera Oxceed med bokföringssystemet har Kaffekassan kunnat förbättra sin likviditetsplanering avsevärt. Med likviditetsprognoser har man säkerställt att kapital finns, både för att hantera de löpande kostnaderna och för att kunna investera för fortsatt tillväxt.
I Oxceed har företaget all data samlad på ett ställe och kan generera skräddarsydda rapporter, inklusive löpande uppföljning av rörliga kostnader, vilket har minskat risken för likviditetsbrist.
– Nu kan vi optimera både frakt- och lagerkostnader, och beräkna hur mycket den typen av poster kommer att öka när vi når en viss omsättning, och därmed planera och prognostisera vår likviditet, säger Oskar.
Så hittar du rätt verktyg för den finansiella rapporteringen
Effektiv analys och kostnadskontroll
– Oxceed har effektiviserat tiden jag lägger på analys eftersom jag nu kan borra mig ner i siffrorna direkt, utan att behöva växla till bokföringssystemet. Jag har saknat möjligheten att zooma in på detaljnivå i andra verktyg, fortsätter Oskar Söderlund.
Han betonar hur den sömlösa integrationen med bokföringssystemet ger pålitlig data och konstant överblick över bolagets kostnader. Kontrollen och överblicken skapar trygghet för både honom och kollegorna. Eftersom han själv saknar formell utbildning i ekonomi är han extra förtjust i AI-funktionen som snabbt skapar smarta rapporter med relevant information.
Att Kaffekassan nu kan lita på sina siffror gör att Oskar och hans kollegor kan fatta beslut med självförtroende. Med den tilliten i ryggen vågar man både ta risker och utveckla företaget för framtida tillväxt.
– Tack vare Oxceed kan vi lita på våra siffror – och växa med tillförsikt, avslutar han.
